当前位置:首页 » 规章制度

广东石油化工学院党政机关公文处理办法

发布时间:2014-11-06     作者:院办秘书科          浏览次数:525

 

广东石油化工学院党政机关公文处理办法

第一章总则

第一条 为贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号),推进学校党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各级党政机关公文处理工作。

第三条 党政机关公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条 学校机关各处室、各院(系、部)应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条 党委办公室、学院办公室(以下简称“两办”)主管学校的公文处理工作,并对机关各处室、各院(系、部)的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类

第八条 公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行(见附件)。

第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)机关各处室向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经学校同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(三)机关各处室的请示事项,如需以学校名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以学校名义向上级机关负责人报送公文,不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。

(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

第十六条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)“两办”根据学校授权,可以向机关各处室、各院(系、部)行文,其他部门和单位不得向机关各处室、各院(系、部)发布指令性公文或者在公文中向机关各处室、各院(系、部)提出指令性要求。需经学校审批的具体事项,经学校同意后可以由学校职能部门行文,文中须注明已经学校同意,其文件由发文单位负责印发

(三)机关各处室在各自职权范围内可以向其他处室、各院(系、部)行文。

(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,学校应当责令其纠正或者撤销。

第十七条 同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。

凡向上、对外发文必须以学校或党委名义。学校内设机构除“两办”外不得对外正式行文。纪委、工会、团委等单位按其职能性质,也可对外发文,但必须经学校主管领导签发。

第五章收文办理

第十八条 收文办理一般包括签收、登记、拟办、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十九条 收文办理主要程序是:

(一)收进、开启、编号、登记、分送。“两办”机要秘书对收进的外来文件应当逐件清点,在检查无误后开启,并按收进时间先后顺序编号、登记,及时送“两办”主任提出拟办意见。

上级党政部门发来的公文由“两办”工作人员负责签收登记,由“两办”主任提出拟办意见,校领导批示办理意见。上级党政部门发到各机关处室的文件由各机关处室负责签收登记,由各机关处室负责人提出拟办意见,报主管校领导批示。

各单位或学校领导如直接收到或代表学校参加有关会议带回的上级文件,要及时交“两办”处理。发给学校的上级公文不得存在二级单位或职能部门和个人手里。

(二)拟办。“两办”主任收到文件后,在24小时内提出拟办意见(急件应马上拟办),于当天呈送主管领导阅批或交有关部门承办。

(三)批阅。校领导批阅文件一般不超过两天,急件应及时批示,批阅后将文件退回给“两办”机要秘书。

(四)承办。承办是指有关部门根据批办或拟办的意见具体处理公文。承办单位应按公文要求认真办理,并将办理结果及时向有关领导汇报,并存“两办”备查,文件传阅或办理完毕应及时退还“两办”机要秘书。

(五)催办。为了加强对公文处理工作的监督,及时掌握公文运转和处理情况,“两办”机要秘书应登记承办单位、承办人和承办期限,并根据每份公文的重要性、缓急程度和领导的批示意见适时地对承办单位进行催询和检查;需上报的重要文件,“两办”主任应协助催办,保证按期办理。

(六)注办。公文承办完毕,承办单位或承办人要对公文的处理结果在文件首页合适位置作出简要注明,以备查考。

(七)反馈。“两办”要将公文处理结果反馈给批办的学校领导。

(八)归卷。“两办”处理完毕的公文,应按照立卷原则,清点齐全,分类收集,按时间要求移交综合档案室立卷归档。

第二十条  “两办”收到的上级各类文件、函电,登记、提出拟办意见和转出的时间最长不超过一个半工作日,学校领导阅批时间最长不超过两个工作日,职能部门办理时间最长不超过1周。凡是急件均须即到即办,需上报的视情况提前37天送“两办”核稿。

第二十一条  学校领导对公文的审批应当签署明确的意见。需几个部门共同办理的,要署明主办单位。承办单位应当抓紧办理,不得延误、推诿。属几个部门联合承办的文件,会办单位应积极配合,如学校领导批示的意见没明确主办单位,一般由排在首位的单位负责牵头办理。

凡需办理的文件,因特殊情况不能按时办妥的,承办单位应当及时报告“两办”,并函()告来文单位。文件办毕,主办单位要向批文的学校领导汇报处理结果并告知“两办”,并在文件办理栏内注明。

第二十二条  凡需传阅办理的文件,一律由“两办”工作人员负责分送或通知有关人员阅读,不得横传。传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全,机密以上密级的公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章发文办理

第二十三条  发文办理指制发公文的过程,一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第二十四条 发文办理主要程序是:

(一)拟稿。拟稿人应根据主管领导的指示和有关要求,按期完成拟稿任务,并严格遵守撰制公文的原则、要求和注意事项。联合发文的由主办单位负责起草。

公文起草应当做到:

1、符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

2、一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

3、内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

4、文种正确,格式规范。

5、深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

6、公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。

7、要使用学校发文稿纸,并按稿纸格式要求逐项填写清楚。书写所用笔墨必须符合存档要求(即不能用铅笔或圆珠笔)。不得在稿纸装订线外书写。

8、机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(二)审稿。拟稿人拟好公文草稿后,交本单位领导审核,对公文的内容、文字、格式等全面进行严肃认真的审核。

(三)会签。涉及有关业务部门的文稿,要经各有关部门领导会签。凡内容涉及两个或两个以上单位业务的公文,主办单位应主动与会办单位协商,由处室负责人会签。一般情况下,应在对发文取得一致意见后再呈学校领导签发。如确有重大分歧意见,无法在处室间协调解决的,可由主办单位或“两办”将分歧意见列出,连同文稿一并送学校领导审定。

(四)核稿。文稿经部门负责人审核检查及有关单位会签后,送“两办”秘书核稿,除特殊情况外,不应越级直送校领导。核稿的重点是:

1)检查是否符合文书处理程序及要求。

2)检查是否需要行文。

3)检查公文的审批手续是否完备,发布程序是否恰当,是否经过主管负责同志的审阅,是否需要提交一定的会议进行讨论,是否需要经有关机关会签或报上级机关批准等。

4)检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及学校以前的规定有无矛盾,是否和其他有关公文有重复或脱节的地方。文字笼统含糊、模棱两可或规定过死、过于繁琐等,要认真加以修改,以免受文机关在理解和执行中发生困难,出现偏差。

5)检查公文规定的措施是否有根据,是否符合实际或切实可行,由谁执行,怎样执行及执行时限是否相宜,涉及的有关单位是否已同意等。

6)检查文字表达是否准确、通顺、简炼、明了,是否合乎语法逻辑、标点符号使用是否正确、有无文字错漏等。

7)检查公文格式是否合乎规定,公文名称的使用是否恰当,语气是否得体,是否合乎行文关系,主送单位和抄送单位是否适当,标题、发送机关名称、密级、时限是否准确、安排是否妥当。

核稿时,对在上述方面发现的不妥之处,均须逐一修正,属原则性的问题或具体业务问题的修改,应附上具体修改意见退交拟稿部门修改。核稿之后,应注明印数及密级,对改动较大的文稿,应由拟稿部门誉写清楚。

(五)复核。文稿经过审稿、会签、核稿之后,必须经过“两办”主任复审,再送校领导签发。

(六)签发。签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主管领导人核准签字后即成为定稿,并据此生效。签发人代表学校或部门对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负完全责任。签发公文是一项十分严肃的工作,签发人应认真对待。

属综合性的和重要的公文,由学校正职领导签发,正职领导不在家时,由主持日常工作的副职领导签发。经学校领导授权,“两办”主任可代签发以学校或党委名义发出的一般事务性的文件或函电。

(七)编号、登记、排版。对领导签发后的文稿,由“两办”秘书送文印室,文稿电子版由主办单位送文印室。文印室按文书处理的有关要求进行编号、登记、排版。

(八)校对。校对由主办单位负责。付印清样由“两办”秘书或文印人员及时通知有关人员校对。校稿人应按领导核准签发后的文稿进行校对。校对时应采用国家出版、印刷部门统一规定的校对符号认真仔细校对。

(九)印刷、装订。文件清样经校对无误后方可送印。印刷、装订力求使文件美观、整洁、牢固。以便受文机关阅读、处理和保管。

(十)用印、封发。校级文件,由拟稿单位到“两办”盖印后封发。处室发文,盖各自公章,并分送受文单位。

(十一)注发。文件发出后,拟稿人或拟稿单位文书管理人员应及时在文稿签发稿上注明发送数量及日期,以备查考。

(十二)归卷。对于按发文程序处理完毕的文件,拟稿单位文书管理人员应及时将文件形成过程中的底稿和印制件两份收集整理,按时间要求移交综合档案室。

(十三)公文处理的全过程的书写必须用钢笔或毛笔,严禁用铅笔、圆珠笔书写。钢笔水必须是标准的黑或蓝黑墨水,不许用红墨水或纯蓝墨水,书写必须字迹清楚,容易认。不得在文稿装订线外书写。

第二十五条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第七章公文管理

第二十六条 各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第二十七条 党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。学校应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十八条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第二十九条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。

经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学校负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十一条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十二条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十三条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。销毁按本校制定的《档案材料的鉴定和销毁制度》及《档案文件材料鉴定销毁程序》进行。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十四条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交综合档案室。

工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十五条 新设立的机关应当向“两办”提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者撤销时,相应进行调整。

第八章附则

第三十六条 党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第三十七条 法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第三十八条 本办法由学校授权“两办”负责解释。

第三十九条 本办法自公布之日起施行。2002411日发布的《公文处理办法》(茂名学院[2002]42号)停止执行。

附件

《党政机关公文格式》国家标准

1  范围

    本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则,并给出了公文的式样。

    本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文,其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行,其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

2  规范性引用文件

    下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。

    GB/T 148  印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

    GB 3100  国际单位制及其应用

    GB 3101  有关量、单位和符号的一般原则

    GB 3102所有部分)  量和单位

    GB/T 15834  标点符号用法

GB/T 15835  出版物上数字用法

3  术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3. 1

      word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中,一字指一个汉字宽度的距离。

3.2

      line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中,一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

4  公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2~80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80~90%,横向耐折度15次,不透明度85%pH值为7.5~9.5

5  公文用纸幅面尺寸及版面要求

5. 1  幅面尺寸

     公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm

5.2  版面

5.2.1  页边与版心尺寸

公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm

5.2.2  字体和字号

如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

5.2.3  行数和字数

一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.2.4  文字的颜色

如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

6  印制装订要求

6. 1  制版要求

版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1 mm

6.2  印刷要求

双面印刷;页码套正,两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

6.3  装订要求

    公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90º,无毛茬或缺损。

    骑马订或平订的公文应当:

    a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处,允许误差±4mm

    b)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

    c)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

7  公文格式各要素编排规则

7.1  公文格式各要素的划分

    本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

    页码位于版心外。

7.2  版头

7.2.1  份号

如需标注份号,一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

7.2.2  密级和保密期限

如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

7.2.3  紧急程度

如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

7.2.4  发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有文件二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

7.2.5  发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号〔〕括入;发文顺序号不加字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

7.2.6  签发人

签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

7.2.7  版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

7.3  主体

7.3.1  标题

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

7.3.2  主送机关

编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见7.4.2

7.3.3  正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

7. 3.4  附件说明

如有附件,在正文下空一行左空二字编排附件二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如附件:1. XXXXX);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5  发文机关署名、成文日期和印章

7.3.5.1  加盖印章的公文

    成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

    单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

7.3.5.2  不加盖印章的公文

    单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

7.3.5.3  加盖签发人签名章的公文

    单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

    联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

7.3.5.4  成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01

7.3.5.5  特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

7.3.6  附注

如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

7.3.7  附件

    附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。附件二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。

7.4  版记

7.4.1  版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

7.4.2  抄送机关

    如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。抄送二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将抄送二字改为主送外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

7.4.3  印发机关和印发日期

    印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加印发二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

7.5  页码

    一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

8  公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

9  公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100GB 3101GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835

10  公文的特定格式

10.1  信函格式

    发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。

    发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170 mm,居中排布。

    如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列,第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8

    发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8

    标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。

    第二条红色双线上一行如有文字,与该线的距离为3号汉字高度的7/8

    首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

10.2  命令(令)格式

    发文机关标志由发文机关全称加命令字组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为20 mm推荐使用红色小标宋体字。

    发文机关标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3

10.3  纪要格式

    纪要标志由“XXXXX纪要组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字。

    标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排出席二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。

    标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将出席二字改为请假列席外,编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。